สมรรถนะ ประธานกรรมการบริหารหลักสูตร
มีภาวะผู้นำ มีความสามารถในการบริหารจัดการ การตัดสินใจดี สามารถวิเคราะห์นโยบาย วางแผนงานที่นำไปสู่การปฏิบัติได้สามารถบริหารจัดการงานหลักสูตรได้ เข้าใจงานหลักสูตรอย่างดี มีสมรรถนะในการสื่อสาร การจับประเด็นและการถ่ายทอดสาร เป็นตัวแทนหลักสูตรในการร่วมการประชุมตัดสินใจเรื่องสำคัญต่างๆที่เกี่ยวเนื่องกับหลักสูตรได้
ขอบข่ายหน้าที่งาน
งานบริหารและงานประชุม
- ดำเนินการประชุมกรรมการประจำหลักสูตร ในฐานะประธานในที่ประชุม
- ประชุมร่วมกับคณะ บันทึกข้อมูล และส่งข้อมูลพร้อมนำเอกสารที่เกี่ยวข้อง
- มอบเลขานุการหลักสูตร หรือผู้เกี่ยวข้องแจ้งประสานงานไปยังอาจารย์ประจำหลักสูตรทุกคน
- ประชุมร่วมกับกรรมการเฉพาะกิจของมหาวิทยาลัย กรณีประชุมกับหน่วยงานภายนอก บันทึกข้อมูลการประชุมเป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้ง และส่งข้อมูลพร้อมนำเอกสารที่เกี่ยวข้อง มอบเลขานุการหลักสูตรแจ้งประสานงานไปยังอาจารย์ประจำหลักสูตรทุกคน
- นัดหมายการประชุมกรรมการประจำหลักสูตร เป็นวาระประจำ
- ประสานงาน ระหว่างคณะ มหาวิทยาลัย และหน่วยงานต่างๆ กับหลักสูตร แจ้งข้อมูลการประชุม การชี้แจง ฯลฯ ให้กรรมการประจำหลักสูตรทุกคนได้รับทราบในเวลาเหมาะสม ทันการณ์
- ตัดสินใจเรื่องต่างๆร่วมกับคณะกรรมการประจำหลักสูตร กรณีเป็นเรื่องเร่งด่วน อาจตัดสินใจและรับผิดชอบในฐานะประธานหลักสูตร โดยประสานผ่านที่ประชุมหรือแจ้งผ่าน เอกสารหนังสือราชการภายใน
- เก็บหลักฐานสำคัญที่ได้รับการประสานงาน นำส่งเลขานุการหลักสูตรเพื่อทำสำเนาหรือเพื่อเก็บเข้าแฟ้ม เป็นหลักฐานของหลักสูตรทุกครั้ง
- ลงนามในทึกข้อความ และหนังสือราชการต่างๆที่เกี่ยวข้องของหลักสูตรอื่นๆที่เกี่ยวข้อง
- บันทึกจัดการความรู้การปฏิบัติงานตำแหน่งประธานหลักสูตร อื่นๆที่เกี่ยวข้อง
- รับผิดชอบการให้ข้อมูล ตามตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้อง(ตามมติที่ประชุม)
สมรรถนะ เลขานุการคณะกรรมการบริหารหลักสูตร มีความสามารถในการบริหารจัดการงานอย่างเป็นระบบ มีสมรรถนะในการสื่อสาร มีความละเอียดรอบคอบ เข้าใจงานหลักสูตรอย่างดี มีความรู้ในงานสารบรรณและงานสำนักงาน สามารถจัดการงานสำนักงานและงานอื่นๆได้อย่างดี มีสมรรถนะในการประสานงาน สามารถสื่อสารสร้างความเข้าใจและสร้างความร่วมมือในหลักสูตรได้
ขอบข่ายหน้าที่งาน
งานธุรการ
- ร่าง-พิมพ์ –ส่ง ดำเนินการบันทึกข้อความ และหนังสือราชการต่างๆที่เกี่ยวข้องของฝ่าย
- รวบรวม เรียบเรียง และทำสำเนาเอกสารของฝ่ายเพื่อทำหลักฐานประกันคุณภาพ
- จัดทำทะเบียนวัสดุ ครุภัณฑ์ และอุปกรณ์ต่างๆในความรับผิดชอบ
- จัดทำเอกสารรายงานผลการปฏิบัติงานของฝ่าย
- ประสานงานข้อมูลดำเนินการจากทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง และแจ้งให้ทุกฝ่ายทราบ
งานประชุม
- จัดการประชุมกรรมการบริหารหลักสูตร (วาระประชุมปกติ)
- จัดการประชุมกรรมการบริหารหลักสูตรและกรรมการที่ปรึกษา (วาระประชุมประจำปีการศึกษา)
- เตรียมการก่อนการประชุม เตรียมอุปกรณ์สำนักงานที่เกี่ยวข้อง โต๊ะ เก้าอี้ และอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง
- เตรียมอาหารว่าง-น้ำ ดูแลการเสิร์ฟและจัดเก็บ หลังเสร็จการประชุม
- ประสานงานขอวาระการประชุมจากสมาชิก
- ส่งบันทึกข้อความเชิญประชุม
- จดบันทึกการประชุม
- สังเคราะห์ข้อมูลการประชุม สรุปเป็นความรู้ ข้อคิดเห็น ข้อเสนอแนะ นโยบาย และแนวปฏิบัติ
- จัดเก็บข้อมูลความรู้ทุกชุดให้เป็นระบบในคอมพิวเตอร์ พร้อมเรียกใช้งาน
- พิมพ์รายงานการประชุม
- จัดทำเอกสารประกอบการประชุม(พิมพ์ต้นฉบับ ตรวจแก้ ถ่ายเอกสาร เรียง เย็บ ทำปกเอกสาร พิมพ์/เขียนเลขหน้า นำไปแจกในที่ประชุม เก็บที่เหลือคืน เข้าแฟ้มเอกสารประกอบการประชุมทุกครั้ง)
- ติดตามผลการประชุมเพื่อทำวาระสืบเนื่อง แจ้งผลวาระสืบเนื่องทุกครั้ง
- วางแผนการประชุมครั้งต่อไป วางแผนจัดลำดับความสำคัญ กำหนดวาระการประชุมคำนวณเวลา ให้ใช้เวลาน้อยที่สุดแต่เกิดประสิทธิผลสูงสุด (พูดเสร็จแล้ว รับผิดชอบลงมือทำต่อจนบังเกิดผลจริง)
งานสารบรรณและหนังสือราชการ
- พิมพ์บันทึกข้อความและหนังสือราชการต่างๆที่เกี่ยวข้อง
- บันทึกข้อความแต่งตั้งกรรมการหลักสูตร(ประธาน- ผ่านที่ประชุมหลักสูตร)
- บันทึกข้อความแต่งตั้งอาจารย์ที่ปรึกษา(ประธาน-ผ่านที่ประชุมหลักสูตร)
- บันทึกข้อความแต่งตั้งกรรมการต่างๆ (ประธาน- ผ่านที่ประชุมหลักสูตร)
- ร่าง คำสั่งแต่งตั้งกรรมการต่างๆ (ประธาน- ผ่านที่ประชุมหลักสูตร)
- นำส่งหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง (บันทึกข้อความ และหนังสือราชการต่างๆ)
- ติดตามผล ด้วยวาจา ทางโทรศัพท์ อีเมล และเอกสารตอบกลับ
- รับเอกสารประชาสัมพันธ์ต่างๆ เสนอประธานบันทึกถึงผู้เกี่ยวข้อง (ถ้ามี) และติดประชาสัมพันธ์ข่าวสารต่างๆในพื้นที่ประชาสัมพันธ์ของหลักสูตรและกำหนดวันดึงเก็บเข้าแฟ้ม ดึงเอกสารออกเมื่อถึงกำหนด เจาะเอกสารและนำเก็บเข้าแฟ้มประชาสัมพันธ์ หรือแฟ้มที่เกี่ยวข้อง
- โทรศัพท์ประสานงานเรื่องต่างๆที่เกี่ยวข้อง
- นำเอกสารราชการส่งหน่วยงานต่างๆที่เกี่ยวข้อง
- นำเอกสารส่งกรรมการบริหารหลักสูตร โดยนำใส่ช่องจดหมาย สำนักงานอธิการบดีหรือนำใส่ช่องเอกสารอาจารย์ที่สำนักงานเลขานุการคณะครุศาสตร์
- ดูแลการจัดFolder และ File บันทึกข้อความ ในเครื่องฐานข้อมูลกลาง ของทุกฝ่ายงานให้เป็นระบบ จัดเนื้อหาให้เป็นหมวดหมู่ ชัดเจน หาง่าย ตรวจสอบได้ง่าย ปรับข้อมูลให้เป็นปัจจุบันและให้ถูกต้องอยู่เสมอ(ตรวจสอบไม่ให้มีการพิมพ์ File ปะปน ตั้งชื่อไฟล์ชัดเจน ใสโฟลเดอร์แยกหมวดหมู่)
- จัดทำคู่มือปฏิบัติงานของฝ่ายเลขานุการ (ทั้งเอกสารและ on line เพื่อบันทึกปัญหาและแนวทางแก้ปัญหา ให้ทุกคนได้มีโอกาสเรียนรู้งานนี้ร่วมกัน)
- ฝึกนักศึกษาปฏิบัติงานเลขานุการ
- ร่าง-พิมพ์ –ส่ง ดำเนินการบันทึกข้อความ และหนังสือราชการต่างๆที่เกี่ยวข้องของฝ่าย
- รวบรวม เรียบเรียง และทำสำเนาเอกสารของฝ่ายเพื่อทำหลักฐานประกันคุณภาพ
- จัดทำทะเบียนวัสดุ ครุภัณฑ์ และอุปกรณ์ต่างๆในความรับผิดชอบ
- จัดทำเอกสารรายงานผลการปฏิบัติงานของฝ่าย
- ประสานงานข้อมูลดำเนินการของฝ่าย และแจ้งให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องทราบ(ในหลักสูตร)
- จัดทำบัญชีวัสดุ ครุภัณฑ์ทั้งหมด ลงหมายเลขครุภัณฑ์ พร้อมตรวจสอบได้
- ตั้งกรรมการตรวจสอบบัญชีครุภัณฑ์ และตรวจสอบครุภัณฑ์ให้อยู่เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
- ทำฐานส่งข้อมูลให้ฝ่ายฐานข้อมูลและสารสนเทศ
- ปรับข้อมูลเป็นหลักฐานประกันคุณภาพ(เรามีทรัพยากรสนับสนุนการเรียนการสอนอะไรบ้าง) ส่งฝ่ายประกันคุณภาพ
- การดูและกำกับการใช้งานวัสดุ ครุภัณฑ์ต่างๆในความดูแลรับผิดชอบ
- การบันทึกหลักฐานภาพ พัสดุ ครุภัณฑ์ สำหรับงานประกันคุณภาพ
- การติดตามการบันทึกการใช้งานครุภัณฑ์ (คู่กับฝ่ายห้องปฏิบัติการ)
- การตรวจสอบและแจ้งสถานะครุภัณฑ์ (คู่กับฝ่ายห้องปฏิบัติการ)
- การประสานงานแจ้งซ่อม – แจ้งจำหน่ายครุภัณฑ์ชำรุด (ร่วมกับอาจารย์ผู้สอนและรับผิดชอบเครื่องมือ)
- จัดทำคู่มือปฏิบัติงานของฝ่ายพัสดุและครุภัณฑ์ให้ทุกคนได้มีโอกาสเรียนรู้งานนี้ร่วมกัน(ทั้งเอกสารและ on line เพื่อบันทึกปัญหาแนวทางแก้ปัญหา และเพื่อการพัฒนาระบบงาน )
- ฝึกนักศึกษาปฏิบัติงานพัสดุและครุภัณฑ์
งานห้องปฏิบัติการ
- ร่าง-พิมพ์ –ส่ง ดำเนินการบันทึกข้อความ และหนังสือราชการต่างๆที่เกี่ยวข้องของฝ่าย
- รวบรวม เรียบเรียง และทำสำเนาเอกสารของฝ่ายเพื่อทำหลักฐานประกันคุณภาพ
- จัดทำทะเบียนวัสดุ ครุภัณฑ์ และอุปกรณ์ต่างๆในความรับผิดชอบ
- จัดทำเอกสารรายงานผลการปฏิบัติงานของฝ่าย
- ประสานงานข้อมูลดำเนินการของฝ่าย และแจ้งให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องทราบ(ในหลักสูตร)
- บันทึกภาพนิ่งห้องปฏิบัติการ ก่อน/หลังการปรับปรุงพัฒนา ทุกครั้ง
- เผยแพร่ภาพห้องปฏิบัติการในสื่อสิ่งพิมพ์ ประชาสัมพันธ์ และในเว็ปไซต์ (ควรเป็นวิดีโอคลิป)
- ดูความพร้อมใช้งานของห้องปฏิบัติการทั้งในและนอกเวลาราชการ
- ดูแลการใช้งานห้องปฏิบัติการให้เป็นระเบียบ และให้บริการอย่างยุติธรรมเท่าเทียมกัน
- จัดทำตารางการใช้งาน ติดประชาสัมพันธ์ให้เป็นปัจจุบัน
- จัดทำ และปรับฐานข้อมูลการใช้งานห้องปฏิบัติการในเว็บไซต์ให้เป็นปัจจุบัน
งานKM ( เตรียมรับการประเมินจากองค์กรอิสระภายนอก)
- จัดทำคู่มือปฏิบัติงานของฝ่ายห้องปฏิบัติการ (ทั้งเอกสารและ on line เพื่อบันทึกปัญหาและแนวทางแก้ปัญหา ให้ทุกคนได้มีโอกาสเรียนรู้งานนี้ร่วมกัน)
- ฝึกนักศึกษาปฏิบัติงานห้องปฏิบัติการ
- รับผิดชอบหลักฐาน การให้ข้อมูลและการรายงานผล ตามตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้อง(ตามมติที่ประชุม)
๑.๓ งานแผนและงบประมาณ
- ร่าง-พิมพ์ –ส่ง ดำเนินการบันทึกข้อความ และหนังสือราชการต่างๆที่เกี่ยวข้องของฝ่าย
- รวบรวม เรียบเรียง และทำสำเนาเอกสารของฝ่ายเพื่อทำหลักฐานประกันคุณภาพ
- จัดทำทะเบียนวัสดุ ครุภัณฑ์ และอุปกรณ์ต่างๆในความรับผิดชอบ
- จัดทำเอกสารรายงานผลการปฏิบัติงานของฝ่าย
- ประสานงานข้อมูลดำเนินการของฝ่าย และแจ้งให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องทราบ(ในหลักสูตร)
- สังเคราะห์นโยบายจากที่ประชุม ร่าง และนำเข้าที่ประชุมเพื่อพิจารณากำหนดเป็นแนวปฏิบัติ
ศึกษาข้อมูลแวดล้อมที่เกี่ยวข้อง วิเคราะห์นโยบายมหาวิทยาลัย นโยบายคณะ ออกแบบนโยบาย วิเคราะห์และจัดทำแผนยุทธศาสตร์ แผนกลยุทธ์ แผนปฏิบัติการ แผนบริหารความเสียง แผนบริหารจัดการหลักสูตรแผนพัฒนานักศึกษาและบุคลากร แผนอื่นๆให้สอดคล้องกับแผนของคณะและมหาวิทยาลัย
- แผนยุทธศาสตร์และแผนกลยุทธ์
- แผนปฏิบัติการ
- แผนบริหารความเสี่ยง
- แผนพัฒนาหลักสูตร 2 ปี - 5 ปี - 10 ปี
- แผนปรับปรุงหลักสูตร 1 ปี - 3 ปี - 5 ปี
- แผนพัฒนาอาจารย์ และบุคลากร
- แผนพัฒนานักศึกษา
- แผนการรับนักศึกษา
- แผนการจัดทำคำขอตั้งงบประมาณประเภทต่างๆ
- แผนพัฒนาห้องปฏิบัติการและห้องสอน
- แผนพัฒนา-จัดหา ครุภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับการเรียนการสอนและการบริการวิชาการ
งานงบประมาณ
- ฐานข้อมูลการจัดตั้งงบประมาณประเภทต่างๆประจำปี
- ฐานข้อมูลการใช้งบประมาณประเภทต่างๆประจำปีงบประมาณ และรายไตรมาส
- ฐานข้อมูลค่าวัสดุฝึกรายวิชา (งบที่ได้)
- ฐานข้อมูลค่าใช้จ่ายประจำรายวิชา (เงินที่นักศึกษาและอาจารย์ต้องจ่าย)
- ฐานข้อมูลค่าใช้จ่ายต่อหัวนักศึกษา ตลอด 4 ปีการศึกษา FTES
- ข้อมูล fact เพื่อใช้เป็นฐานในการคำนวณต่างๆ ทำตาราง เพื่อให้ไขว้กับ co-curriculum ได้ด้วยกรณี extra curriculum อาจต้องคำนวณต่างหาก
งานKM ( เตรียมรับการประเมินจากองค์กรอิสระภายนอก)
- จัดทำคู่มือปฏิบัติงานของฝ่ายงานนโยบาย แผนและงบประมาณ ให้ทุกคนได้มีโอกาสเรียนรู้งานนี้ร่วมกัน(ทั้งเอกสารและ on line เพื่อบันทึกปัญหาแนวทางแก้ปัญหา และเพื่อการพัฒนาระบบงาน )
- ฝึกนักศึกษาปฏิบัติงานฝ่ายงานนโยบาย แผนและงบประมาณ
งานประกันคุณภาพ
- รับผิดชอบหลักฐาน การให้ข้อมูลและการรายงานผล ตามตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้อง(ตามมติที่ประชุม)
งานบริหารมีผู้ปฏิบัติงานได้มากกว่าหนึ่งคน หน้าที่งานสามารถปรับได้ และควรมีผู้ปฏิบัติงานสายสนับสนุนเพราะภาระงานจะหนักขึ้นมากตามกรอบบังคับต่างๆ
